薬学の研究成果の「発表会」自体に意味があるのでなければ、例えば、

＞・終わった後に質問あるいは廊下で立ち話の際に内容を訊ねる

などによって表現する方がエンタメ小説としてはベターだと思います。
発表後の立ち話などで「発表会場」の雰囲気だけ伝えれば十分。もしくは、発表会があったという伝聞程度でも問題ないのではないでしょうか？
重要なのはその国の医療や薬学をめぐる発表の内容の方でしょうから、状況説明にしても伏線にしても会話やエピソードに落とし込んで伝える方が、読者にとっては読みやすいです。